home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Heaven / Business Heaven.iso / other / vrs / vrs04.hlp < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  6KB  |  137 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Identification/Registration Log is used to track expenses for
  4.    titles, registration fees, license plate fees, etc. There are also
  5.    fields for describing the vehicle and for recording the purchase
  6.    price.
  7.  
  8.    You can choose to include or not include the purchase price and tax
  9.    in the Cost Per Mile report.
  10.  
  11.    The last identification/registration record that was added will be
  12.    displayed when you enter the ID/REG Log.  Use the TOP, END, BACK
  13.    and FORWARD menu selections to look at different records. TOP takes
  14.    you to the first record and END takes you to the last (current)
  15.    record.
  16.  
  17.  
  18.  ADD
  19.  
  20.    Press the A key to add a new ID/REG record. Enter the date and any
  21.    other information you want to keep track of.  The ID NUMBER:  and
  22.    MOTOR NUMBER:  headings can be changed in the Set Defaults option.
  23.    8 additional lines are available for comments, etc.
  24.  
  25.  
  26.  CHANGE
  27.  
  28.    Use this option to make corrections or to add items that were not
  29.    included when the record was added.
  30.  
  31.  
  32.  DELETE
  33.  
  34.    Use this to remove a record or to recall (activate) a record that
  35.    was deleted. Deleted records and payments will not be included in
  36.    reports. You should normally not need to use this option.
  37.  
  38.    EXAMPLE of when you might use the Delete option:  you added an ID/
  39.      REG record to CAR1 by mistake. It should have been added to
  40.      another vehicle. You can delete the record from CAR1 so that it
  41.      does not show on reports. Then later, when you are ready to add
  42.      a new record to CAR1, instead of using the Add option, you can
  43.      recall the record and Change it.
  44.  
  45.  
  46.  INCLUDE
  47.  
  48.    The Include option lets you toggle (or switch) between including
  49.    the Purchase Price and the Tax in the Cost Per Mile report or ex-
  50.    cluding the Purchase Price and the Tax from the Cost Per Mile re-
  51.    port.
  52.  
  53.    For example, if you took out a loan for the vehicle and are logging
  54.    the payments in the LOAN/LEASE Log, then you should exclude the
  55.    purchase price and tax so that only your loan payments are being
  56.    included in the CPM report.
  57.  
  58.    NOTE: If you sell or trade the vehicle in and enter the date sold
  59.          and amount, then that amount will be subtracted from the pur-
  60.          chase price (in the CPM report) if the date sold falls within
  61.          the report dates and the toggle is set to include the price.
  62.  
  63.  
  64.       The following is also included in the LOAN/LEASE help screens:
  65.      ═════════════════════════════════════════════════════════════════
  66.      VEHICLE PURCHASE LOAN - If you paid cash for the vehicle then you
  67.        will not need to create a loan record, however, you will want
  68.        to set the Include toggle to include the purchase price in the
  69.        Identification/Registration log.  If you purchased the vehicle
  70.        with a loan, you will still enter the purchase price in the
  71.        Identification/Registration but you can wait until the loan is
  72.        paid before including the price in the ID/REG category of the
  73.        CPM report.
  74.  
  75.        ╔════════════╤════════════╗    ╔═════════════════════════╗
  76.        ║   ID/REG   │ LOAN/LEASE ║    ║  Costs are added into   ║
  77.        ╟────────────┴────────────╢ »» ║  these CPM Categories   ║
  78.        ║  By setting the Include ║    ╟────────────┬────────────╢
  79.        ║  toggle to these values ║    ║   ID/REG   │ LOAN/LEASE ║
  80.        ╚═════════════════════════╝    ╚════════════╧════════════╝
  81.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  82.        │  EXCLUDE   │  INCLUDE   │    │            │            │
  83.      A │  Purchase  │  Payments  │ »» │            │  Payments  │
  84.        │   Price    │            │    │            │            │
  85.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  86.                                    OR
  87.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  88.        │  INCLUDE   │  INCLUDE   │    │            │            │
  89.      B │  Purchase  │  Finance   │ »» │  Purchase  │  Finance   │
  90.        │   Price    │  Charge    │    │   Price    │  Charge    │
  91.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  92.  
  93.        Selecting the A combinations will give you a more accurate
  94.        cost breakout per time period. When the loan has been paid
  95.        off, you can switch to the B combination if you wish. The
  96.        category totals will be different, but the total amount will
  97.        be the same since payments should equal the purchase price
  98.        plus the finance charge.
  99.  
  100.  
  101.  PAYMENTS
  102.  
  103.    Press the P key to record your ID/REG payments. Payments are index-
  104.    ed (sorted) by date. This means that your payments can be entered
  105.    out of order and they will automatically be sequenced by the date.
  106.    Additional help is available from the Payment menu.
  107.  
  108.  
  109.  REPORTS
  110.  
  111.    ID/REG reports can be created for any period of time. You can run
  112.    reports for just the displayed record or for all ID/REG records
  113.    (enter Y for Print ALL records).
  114.  
  115.    The default values assume that you want to list all payments and
  116.    all Paid Codes for the displayed record. If you want a report that
  117.    shows only Paid Code A, then blank out (enter a Space) all other
  118.    codes. The FROM and TO dates default to the first and last payment
  119.    dates.
  120.  
  121.    NOTE: Ctrl-End takes you to the last entry, Ctrl-Home takes you to
  122.          the first.
  123.  
  124.    Printing to a file will place this report into a file named IDR.TXT
  125.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  126.    will allow you to import this report into a word processing or a
  127.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  128.  
  129.    EXAMPLE: You want to create a report showing all payments for 1989.
  130.             To do this, change FROM to 01/01/1989 & TO to 12/31/1989.
  131.             Press Ctrl-End to go to the bottom of the screen, then
  132.             press the Up Cursor and change Print ALL records to Y.
  133.             Press the PgDn key.
  134.  
  135.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  136.  ALL records to Y.
  137.